Hỏi đáp quản lý bán hàng

1. Hỏi: Tại sao trong danh mục hàng hóa đã cập nhật tên hàng hóa nhưng trong mục số dư đầu của kiểm kê lập số dư tồn kho không có tên hàng hóa đó?
Trả lời: Các tên hàng hóa đó không có trong mục kiểm kê lập số dư tồn kho là do các hàng hóa này được tạo ra sau khi lập số dư tồn kho. Để hiển thị các tên hàng hóa này trong kiểm kê lập số dư tồn kho thì chỉ cần kích chọn nút “Tạo dữ liệu số dư” và kích yes (lúc này chương trình sẽ hiển thị các tên hàng hóa chưa có vào mục này, còn các loại hàng hóa đã có trước chương trình vẫn giữ nguyên)


2. Hỏi: Để chương trình hiển thị được số lô và hạn dùng trong các phiếu xuất hàng ta làm như thế nào?
Trả lời: Trường hợp này ta nên xem xét lại các yếu tố sau: 1. Trong tất cả các phiếu nhập hàng phải nhập số lô và hạn dùng (nếu không có thì khi xuất bán hàng hóa đó sẽ không hiển thị được số lô và hạn dùng). 2. vào số dư đầu của kiểm kê lập số dư tồn kho xem đã khai báo số lô và hạn dùng chưa. 3. hàng hóa khi xuất bán phải không âm. 4. chưa khai báo trong mục “khai báo tham số chương trình”


3. Hỏi: Đã chọn mẫu là có hạn dùng nhưng khi in vẫn không thấy lô sản xuất và hạn dùng (ở các cột sau cùng khi nhập hàng hóa).
Trả lời: Ta cũng có thể gõ vào 2 cột này khi chương trình không tự hiển thị hạn dùng. Nguyên nhân là do trong phiếu xuất chưa hiển thị được số lô và hạn thị được.


4. Hỏi: Kích chọn nút Xem in không thấy xử lý.
Trả lời: Trường hợp này ta thoát khỏi chương trình (khởi động lại máy) và mở 1 file Word thực hiện in file này nếu không in được thì do máy in có vấn đề, nếu vẫn không được thì cài đặt lại máy in (nếu in được bình thường thì do chương trình lỗi xin liên hệ với người hướng dẫn)


5. Hỏi: Vì sao số tiền được đem đi phân tích lãi lỗ không bằng số tiền trong các phiếu xuất?
Trả lời: Chương trình chỉ phân tích lãi lỗ của các mặt hàng có giá vốn, còn các mặt hàng không có giá vốn chương trình không phân tích.


6. Hỏi: Để dữ liệu được an toàn vì vậy tôi muốn khóa dữ liệu (mở dữ liệu) thì làm cách nào?
Trả lời: Tại mục Hệ thống chọn 8. Khóa dữ liệu chương trình sẽ hiển thị một hộp thoại và ta gõ vào ngày cần khóa dữ liệu. VD: Ta muốn khóa tất cả các chứng từ nhập xuất, thu chi để không ai có thể chỉnh sửa sau khi kết sổ cuối tháng/quí (hoặc bất cứ thời điểm nào) thì tại mục này ta nhập ngày 30/1 (nếu muốn khóa dữ liệu đến ngày 30/1)


7. Hỏi: Khi nhập xuất hàng hoá, do đặc thù về ngành hàng kinh doanh tôi muốn chương trình cho phép nhập số lẻ thập phân trong các cột số lượng và đơn giá có được hay không?
Trả lời: Được. Bằng cách vào hệ thống / Khai báo tham số chương trình và kích chọn tab 2. Màn hình: tại mục định dạng số chữ số thập phân ở trường số lượng (đơn giá) ta nhập vào số lẻ muốn hiển thị. Nếu muốn hiển thị sau dấu phẩy 2 số thì ở mục này ta nhập vào “2”và kích nút Lưu là được.


8. Hỏi: Muốn xem tổng hợp hàng hóa theo từng nhóm hàng hoặc theo một nhà phân phối.
Trả lời: Tại màn hình chính của chương trình chọn Báo cáo hàng hóa / Báo cáo tồn kho và kích chọn nhà phân phối muốn hiển thị. Lưu ý : để báo cáo này đúng theo nhu cầu ta phải vào danh mục hàng hóa khai báo cho từng loại hàng hóa thuộc nhà phân phối nào.


9. Hỏi: Trong quá trình nhập đơn vị chúng tôi có thực hiện nhập lô sản xuất và hạn dùng vậy nếu muốn biết được những mặt hàng nào gần hết hạn thì phải làm như thế nào?
Trả lời: Tại màn hình chính của chương trình chọn Hàng hết hạn và nhập vào số ngày tới hạn. VD: hiện tại là ngày 20/11/2007 nếu ta nhập vào mục số ngày tới hạn là 30 thì chương trình sẽ tự động xử lý dữ liệu để tìm ra các mặt hàng có hạn dùng trước 20/12/2007. Lưu ý: báo cáo này chỉ đúng với trường hợp tất cả các phiếu nhập hàng có nhập hạn dùng.


10. Hỏi: Vào cuối ngày làm việc, tôi muốn biết trong ngày đã thu (chi bao nhiêu tiền) thì phải làm cách nào?
Trả lời: Vào Sổ kế toán / chọn bảng kê chi tiết thu nợ (trả nợ) và kích nút thực hiện. Chú ý : chọn thời gian xử lý là từ ngày .X. đến ngày .X..


11. Hỏi: Khi chạy chương trình có báo “cơ sở dữ liệu này chưa đăng ký sử dụng bạn không thể sử dụng không quá 1000 bản ghi”. Ghi lại số mã máy và gọi điện thoại ngay cho người hướng dẫn hoặc gọi số 3990226.

12. Hỏi: Để biết được số tiền khách hàng nợ đã quá thời hạn cho phép của công ty vậy phải làm như thế nào?
Trả lời: Báo cáo công nợ / Sổ tổng hợp công nợ bán hàng quá hạn và kích nút thực hiện (nếu muốn xem 1 khách hàng nào đó thì tại mục đối tượng ta nhập tên khách hàng vào). Lưu ý : báo cáo này chỉ đúng trong trường hợp tại các phiếu xuất hàng phải cập nhật mục hạn thanh toán.


13. Hỏi: Có một số mặt hàng đơn vị tôi có xuất bán nhưng không cần theo dõi tồn kho vậy có cách nào để khi báo cáo hàng tồn kho thì không xuất hiện những mặt hàng này?
Trả lời: Chỉ cần vào danh mục hàng hóa, chọn đến hàng hóa không muốn hiển thị và kích nút sửa, tại đây kích chọn “không theo dõi hàng tồn kho” (dòng thứ 3 từ dưới lên)


14. Hỏi: Vào cuối mỗi quí đơn vị chúng tôi thường kiểm kê hàng hóa, do số lượng hàng hóa rất nhiều và việc nhớ đơn giá của tất cả các mặt hàng là rất khó nên tôi muốn hỏi có cách nào để đơn vị chúng tôi chỉ nhập vào số lượng tồn của mặt hàng đó còn đơn giá thì chương trình tự động đưa vào?
Trả lời: Được. Đầu tiên phải xóa hết đơn giá của tất cả các mặt hàng, tại nút cập nhật lại giá có hộp danh sách ta phải chọn trong hộp danh sách này mục đơn giá cần điền và kích nút cập nhật lại giá thì chương trình sẽ tự động điền tất cả đơn giá cho các mặt hàng có trong biên bản tồn kho của đơn vị. VD: nếu tại đơn vị muốn lấy đơn giá vốn điền vào cho các mặt hàng tồn này là đơn giá từ trong các phiếu nhập thì trước khi kích nút “cập nhật lại giá” ở bên cạnh có hộp danh sách ta phải chọn “lấy từ phiếu nhập gần nhất”.


15. Hỏi: Muốn xem những HĐ xuất hàng khuyến mãi.
Trả lời: Vào Báo cáo hàng hóa / bảng kê HĐ bán hàng chọn Loại phiếu là xuất hàng khuyến mãi và kích nút thực hiện.


16. Hỏi: Để tiện cho việc chiết khấu và thưởng cho khách hàng, đơn vị chúng tôi muốn xem khách hàng mua hàng có vượt doanh số đề ra của công ty hay không thì phải làm cách nào?
Trả lời: Vào Báo cáo hàng hóa / Báo cáo doanh số bán tổng hợp theo khách hàng và theo doanh số và kích nút Thực hiện. Lưu ý : để báo cáo này hiển thị đúng trước hết phải vào danh mục Đối tượng công nợ cập nhật mục Doanh số khoán cho từng đối tượng.


17. Hỏi: Làm sao để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của chương trình?
Trả lời: Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của chương trình phải chú ý thường xuyên (cuối tháng) chép lưu dữ liệu ra ngoài hệ thống lưu trữ trên thiết bị gắn rời như USB…bằng cách sau vào ổ D:\QLBH\Data chọn file dữ liệu rồi thực hiện copy sang USB là xong. Bên cạnh đó chương trình cũng hỗ trợ việc sao chép dữ liệu tự động: bắt đầu mỗi phiên làm việc, chương trình sẽ tự động sao chép dữ liệu của phiên làm việc trước lưu vào C:\QLBH\DataBackup. Khi có sự cố ta có thể lấy dữ liệu trong folder DataBackup hoặc dữ liệu đã được lưu trong USB để phục hồi.


18. Hỏi: Nếu lỡ có những thay đổi không đúng trong dữ liệu của chương trình thì làm như thế nào để khôi phục lại dữ liệu ở tình trạng trước khi có những thay đổi này?
Trả lời: Để khôi phục lại dữ liệu, vào C:\ (hoặc D:)QLBH \ DataBackup rồi chọn file có ngày tháng gần nhất để phục hồi. Cách phục hồi như sau: chọn file cần phục hồi sau đó giải nén vào D:\QLBH\Data sau đó chạy lại chương trình (kiểm tra lại dữ liệu nếu thấy có thiếu 1 vài HĐ thì hãy nhập lại)


19. Hỏi: Hóa đơn nhập nếu có từ 5 mặt hàng trở lên thì khi in phiếu nhập xảy ra trường hợp HĐ đó bị tràn qua trang sau. Vậy có cách nào khắc phục sự cố này nếu không in đủ cho 2 liên thì chỉ cho phép in 1 liên?
Trả lời: Trường hợp này do hệ thống máy chưa định dạng cỡ A4 cho máy in. Cách định dạng cho máy in như sau: Từ menu Start của Windows\ chọn Settings \ Chọn Printers \ Bấm chọn biểu tượng máy in Laser đang dùng \ Kích nút chuột phải hiện menu tắt \ chọn mục Properties. Trong cửa sổ Properties của máy in vừa chọn, khai báo khổ giấy (Paper Size) là A4 và kích OK.


20. Hỏi: Qua một thời gian sử dụng chương trình, để tiện hơn cho việc quản lý khách hàng đơn vị tôi muốn thay đổi Mã ĐT của một khách hàng thì có phải nhập lại các chứng từ nhập (xuất) trước đó hay không?
Trả lời: Trường hợp này thì không cần nhập lại các chứng từ nhập xuất trước đó, vì khi thay đổi Mã ĐT chương trình sẽ tự động cập nhật thay đổi đó cho tất cả các chứng từ nhập xuất trước đó. Điều này tương tự nếu muốn thay đổi Tên đối tượng, Mã HH hoặc Tên hàng hóa…


21. Hỏi: Muốn xóa tên khách hàng (tên hàng hóa) không còn giao dịch nữa có được hay không?
Trả lời: Không thể, do khách hàng (hàng hóa) muốn xóa đã có giao dịch trước đây (thông tin của khách hàng này có liên quan đến các phiếu nhập xuất, thu chi). Nhưng chương trình cho phép người dùng ẩn thông tin của khách hàng (hàng hóa) khi không còn giao dịch nữa bằng cách vào danh mục đối tượng công nợ (danh mục hàng hóa) chọn đến khách hàng (hàng hóa) đó và kích nút sửa, tại dòng “Ngày kết thúc” ta nhập vào ngày không còn giao dịch nữa.





© 2003 - 2015 Bản quyền thuộc về Công ty phát triển giải pháp CNTT TRÍ VIỆT